Auxílio a eventos
Leia com atenção antes de enviar seu pedido de auxílio a eventos
INFORMAÇÕES GERAIS
A participação em evento somente poderá custeada quando houver apresentação de trabalho.
A solicitação de auxílio será feita via sistema e será simultânea ao Programa e à PROPG: o PPG informará o valor que irá custear e uma contrapartida poderá ser ofertada pela PROPG quando necessário, de acordo com o auxílio concedido pelo Programa (se o PPG custear todo o auxílio requerido, não haverá contrapartida da PROPG).
Todos os pagamentos são efetuados na modalidade reembolso, ou seja, o estudante que tiver sua solicitação aprovada, DEVERÁ:
1) Arcar inicialmente com as despesas, observando o princípio da economicidade (selecionando passagens e restaurantes com preços razoáveis);
2) Ao retornar do evento, enviar à secretaria do Programa a documentação para solicitação do reembolso: notas fiscais, recibos e/ou comprovantes de despesas.
ATENÇÃO: O pedido de auxílio deve ser enviado para análise até o primeiro dia do mês que antecede o evento (Ex: o discente vai participar de um evento no dia 29 de julho, logo, deve solicitar seu auxílio até o dia 1º de junho). Caso perca o prazo para solicitação do auxílio, entre em contato com a secretaria para verificarmos a possibilidade de auxílio exclusivo pelo PPG.
1º PASSO: FORMALIZAÇÃO DO PEDIDO NO SISTEMA
Documentos que devem ser anexados ao pedido:
- Resumo do trabalho
- Informações sobre o período e local de realização do evento (folder, cartaz ou printscreen do site)
- Comprovante de submissão ou carta de aceite do trabalho
Caso não tenha alguma informação necessária salve o formulário e insira posteriormente a informação. O andamento dos pedidos pode ser acompanhado no sistema de auxílios, e o resultado da análise é enviado para o e-mail cadastrado pelo aluno no sistema.
Diretrizes para distribuição dos recursos por parte da PROPG:
https://auxilioprpg.sistemas.ufsc.br/cronograma.pdf
2º PASSO: REEMBOLSO DAS DESPESAS
- Os auxílios são pagos mediante reembolso das despesas realizadas durante o evento com alimentação, hospedagem, transporte e taxa de inscrição.
- O aluno deve preencher o respectivo formulário e enviá-lo em formato editável (para conferência e ajustes) com a respectiva documentação para ppgecm@contato.ufsc.br:
Para participação em evento
– Formulário de autorização de reembolso – participação em evento
– Certificado de apresentação do trabalho
– Certificado de participação no evento
– Comprovantes das despesas
Para taxa de publicação de artigo
– Formulário de autorização de reembolso – publicação de artigo
– Comprovante de publicação
– Comprovante do valor e de pagamento da taxa
Para atividade de campo/curso/disciplina
– Formulário de autorização de reembolso – atividade de campo/curso/disciplina
– Relatório das atividades realizadas + comprovantes das despesas
– Ofício (assinado pela coordenação) autorizando e justificando a necessidade participação em curso ou disciplina de outro PPG + comprovantes das despesas
Documentos aceitos para comprovação de despesas
TRANSPORTE
- Canhoto de passagens rodoviárias;
- Passagens Aéreas: bilhetes de embarque com comprovante dos valores pagos (nota fiscal ou e-mail de confirmação da reserva com valores);
- Recibos de táxis ou Uber;
- Comprovante de aquisição de passagens de transporte coletivo.
- NÃO SERÃO ACEITAS DESPESAS COM COMBUSTÍVEIS, ESTACIONAMENTO E ALUGUEL DE VEÍCULOS
HOSPEDAGEM
- Nota fiscal de hotéis, pousadas e assemelhados;
- Re.cibo de hospedagem com CNPJ e assinatura do responsável;
- Recibos de pagamento de sites de reservas de hotéis (só serão aceitos comprovantes de reservas pagas).
ALIMENTAÇÃO
- Nota fiscal ou cupom fiscal de restaurantes, lanchonetes e assemelhados;
- Nota fiscal de supermercados (as despesas deverão ser compatíveis com a quantidade de consumo de alimento para o aluno).
- NÃO SERÃO ACEITAS DESPESAS COM BEBIDAS ALCOÓLICAS E GULOSEIMAS (SORVETE, CHOCOLATE E ASSEMELHADOS)
TAXA DE INSCRIÇÃO
- Comprovante de pagamento da taxa (recibo de pagamento);
- Para eventos internacionais: fatura do cartão de crédito em nome do aluno onde mostre o valor pago com taxa de câmbio utilizada.
ATENÇÃO: Os comprovantes das despesas deverão conter o CNPJ ou CPF do prestador/emitente.
Apenas para participação de eventos em outros países é possível o reembolso das despesas efetuadas com a utilização do cartão de crédito mediante apresentação da fatura.
Quem recebe o pedido de auxílio a eventos?
Após enviado o pedido de auxílio a eventos, o Coordenador do Programa recebe um e-mail informando que um discente efetuou um pedido de auxílio a eventos. O Coordenador acessa o formulário eletrônico, analisa-o, e preenche o campo “contrapartida”. Neste campo o Coordenador indicará o valor que será fornecido pela Coordenação do Programa.
Em seguida o Coordenador encaminha o pedido de auxílio a eventos ao comitê gestor do Programa de Apoio a Pós-Graduação (PROAP), o qual também o analisará e definirá um valor de auxílio a ser dado, caso necessário. A decisão do comitê do PROAP quanto ao valor do auxílio é definida pelo documento Diretrizes para Distribuição dos Recursos PROAP/PROPG.
Após esta decisão o discente recebe um e-mail informando o valor do recurso destinado pelo comitê do PROAP.
Lembre-se: O comitê gestor do PROAP somente fornece auxílio para eventos científicos com apresentação de trabalho.
Como é realizado o pagamento de taxa de inscrição a docentes credenciados na pós-graduação?
Ao docente credenciado em quaisquer PPGs que quiser solicitar a inscrição em evento no Brasil ou no exterior empregando os recursos de orçamento da UFSC para capacitação, deverá encaminhar sua solicitação para a Coordenadoria de Capacitação de Pessoas, pelo sistema SPA. Mais informações a respeito podem ser obtidas em http://capacitacao.ufsc.br/, ramal 9690.
